Przeglądy techniczne, naprawy, wymiana podzespołów czy kalibracje to naturalne elementy wieloletniej eksploatacji aparatury medycznej. Każda z takich czynności powinna pozostawiać po sobie odpowiednią dokumentację, która pozwala odtworzyć historię techniczną urządzenia.

Raporty z przeglądów, protokoły serwisowe i dokumenty dotyczące wykonanych napraw nie powinny być traktowane wyłącznie jako formalność. W praktyce mogą znacznie ułatwić zarządzanie aparaturą, planowanie kolejnych przeglądów oraz późniejszą diagnostykę usterek.

Co zaliczamy do dokumentacji serwisowej?

Zakres dokumentacji może różnić się w zależności od rodzaju urządzenia, producenta oraz wykonywanych czynności. W historii technicznej aparatury warto przechowywać przede wszystkim:

• raporty i protokoły z przeglądów technicznych,
• dokumentację wykonanych napraw,
• informacje o wymienionych częściach i podzespołach,
• wyniki pomiarów bezpieczeństwa elektrycznego,
• dokumentację kalibracji i kontroli parametrów,
• zalecenia serwisowe,
• informacje dotyczące modernizacji urządzenia,
• dokumentację instalacji i uruchomienia,
• instrukcję obsługi oraz dokumentację techniczną dostarczoną z urządzeniem.

Dzięki temu w jednym miejscu można odtworzyć najważniejsze informacje dotyczące całego okresu eksploatacji sprzętu.

Historia techniczna pomaga w diagnostyce usterek

Jedną z największych zalet prowadzenia dokumentacji jest możliwość sprawdzenia, jakie problemy występowały wcześniej i jakie działania serwisowe zostały wykonane.

Jeżeli urządzenie ponownie zgłasza podobny błąd, informacje o wcześniejszych naprawach mogą znacznie ułatwić rozpoczęcie diagnostyki. Technik może sprawdzić, które elementy były już wymieniane, jakie pomiary wykonywano oraz czy podobne objawy pojawiały się wcześniej.

Ma to szczególne znaczenie w przypadku urządzeń użytkowanych przez wiele lat i serwisowanych przez różne osoby lub firmy.

Łatwiejsze planowanie przeglądów technicznych

Dokumentacja pozwala również kontrolować terminy wykonywania okresowych przeglądów i innych czynności technicznych.

Raport z ostatniego przeglądu powinien umożliwiać identyfikację urządzenia oraz określenie daty wykonania kontroli. Jeżeli wskazano termin kolejnego zalecanego przeglądu, znacznie łatwiej zaplanować obsługę techniczną z odpowiednim wyprzedzeniem.

W przypadku placówki posiadającej kilkanaście lub kilkadziesiąt urządzeń uporządkowana dokumentacja pozwala ograniczyć ryzyko przeoczenia terminów obsługi poszczególnych aparatów.

Kontrola wymienianych części i podzespołów

Podczas eksploatacji aparatury wymianie mogą podlegać m.in. akumulatory, przewody, czujniki, filtry, pompy oraz inne elementy eksploatacyjne.

Informacja o dacie i zakresie wcześniejszej wymiany może być bardzo pomocna podczas kolejnego przeglądu. Pozwala określić historię danego podzespołu i sprawdzić, czy problemy z urządzeniem mogą być związane z jego zużyciem.

Dokumentacja jest szczególnie przydatna przy powtarzających się awariach, ponieważ umożliwia analizę wcześniejszych działań zamiast rozpoczynania każdej diagnostyki od początku.

Dokumentacja pomiarów i kalibracji

W przypadku urządzeń, których prawidłowe działanie wymaga okresowej kontroli parametrów, istotnym elementem historii technicznej są wyniki przeprowadzonych pomiarów i kalibracji.

Dobrym przykładem są spirometry, w przypadku których dokumentacja kolejnych kontroli może zawierać informacje dotyczące wykonanej kalibracji lub weryfikacji parametrów urządzenia.

Podobnie w przypadku badań bezpieczeństwa elektrycznego warto przechowywać raporty zawierające wyniki wykonanych pomiarów. Pozwala to zachować ciągłość dokumentacji technicznej urządzenia.

Przydatna przy ocenie opłacalności dalszej eksploatacji

Historia serwisowa może również pomóc w podjęciu decyzji, czy dalsza naprawa starszego urządzenia jest uzasadniona.

Jeżeli z dokumentacji wynika, że w krótkim czasie wykonano kilka kosztownych napraw, a kolejne podzespoły zaczynają wykazywać oznaki zużycia, może to być argument za rozważeniem modernizacji lub wymiany aparatury.

Z kolei urządzenie posiadające regularnie prowadzoną historię przeglądów i niewielką liczbę napraw może nadal pozostawać uzasadnione ekonomicznie w dalszej eksploatacji.

Dokumentacja przy zakupie lub sprzedaży używanej aparatury

Historia serwisowa ma również znaczenie przy zakupie sprzętu używanego.

Urządzenie posiadające dokumentację wcześniejszych przeglądów, napraw i wymienionych podzespołów daje potencjalnemu nabywcy znacznie więcej informacji o jego dotychczasowej eksploatacji niż sprzęt bez jakiejkolwiek historii technicznej.

Nie zastępuje to oczywiście oceny aktualnego stanu urządzenia, ale ułatwia weryfikację jego historii i może pomóc w podjęciu decyzji zakupowej.

Papierowo czy elektronicznie?

Dokumentacja nie musi być przechowywana wyłącznie w formie papierowej. Coraz wygodniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie elektronicznego archiwum, w którym dokumenty przypisane są do konkretnego urządzenia.

Niezależnie od wybranej formy warto zadbać, aby dokumentacja była uporządkowana według nazwy urządzenia, producenta, modelu i numeru seryjnego.

Dobrym rozwiązaniem jest również wykonywanie kopii zapasowej elektronicznego archiwum. Dzięki temu dokumentacja nie zostanie utracona w przypadku awarii komputera lub przypadkowego usunięcia plików.

Co powinien zawierać dobry raport serwisowy?

Dokument powinien przede wszystkim pozwalać jednoznacznie określić, jakiego urządzenia dotyczyła wykonana usługa i jakie czynności zostały przeprowadzone.

W zależności od rodzaju prac raport może zawierać m.in. dane identyfikacyjne aparatury, datę wykonania usługi, opis zakresu czynności, wyniki pomiarów lub testów, informacje o stwierdzonych nieprawidłowościach, wymienionych elementach oraz zalecenia dotyczące dalszego postępowania.

W przypadku okresowego przeglądu warto również jasno wskazać zalecany termin kolejnej kontroli.

Dokumentacja serwisowa z Nextech Serwis

W Nextech Serwis wykonane przeglądy i czynności techniczne potwierdzamy odpowiednią dokumentacją serwisową, dostosowaną do zakresu przeprowadzonej usługi.

W przypadku przeglądów technicznych dokumentujemy wykonane kontrole i testy, a tam, gdzie ma to zastosowanie, również wyniki pomiarów bezpieczeństwa elektrycznego czy przeprowadzonych kalibracji.

Uporządkowana historia serwisowa to nie tylko dokumenty przechowywane w segregatorze lub na komputerze. To przede wszystkim praktyczne źródło informacji o stanie, eksploatacji i wcześniejszych naprawach aparatury, które może ułatwić jej dalszą obsługę przez wiele lat.

Regularnie wykonuj przeglądy i zachowuj dokumentację serwisową – dzięki temu historia techniczna urządzenia będzie zawsze dostępna wtedy, gdy będzie potrzebna.